Как правильно планировать рабочие дела и успевать намного больше

Для повышения своей продуктивности и снижения уровня стресса из-за незаконченных дел нужно научиться правильно планировать собственную работу.

Это поможет укладываться в сроки и успевать гораздо больше. Для начала необходимо начать реально оценивать свои способности.

Люди часто ставят перед собой слишком амбициозные цели, которых они не в состоянии достичь. Каждый человек может столкнуться с непредвиденными обстоятельствами, которые не дадут выполнить все в соответствии со своим планом.

Причиной промедления могут быть некомпетентные подрядчики, коллеги, погода, личное самочувствие и другие факторы. Но существуют методики, применение которых поможет повысить свою продуктивность.

Правила планирования

1. Срочные дела не должны отвлекать от важнейших задач. Пустые телефонные разговоры, ответы на обыденные вопросы коллег и другие подобные факторы мешают концентрироваться на выполнении приоритетных обязанностей. Свое наиболее продуктивное время лучше отдавать первоочередным проектам. Срочной, но малозначительной рутиной можно заниматься позже в течение дня, когда на основную работу уже не будет хватать сил.
2. Разделение грандиозных задач на несколько небольших пунктов. Если продумать план действий и разбить его на множество маленьких шагов, будет значительно легче продвигаться вперед, поглощая работу один участок за другим. Время, отведенное на работу с каждым пунктом, должно соответствовать личным возможностям, иначе сложно будет придерживаться плана.
3. Система тайм-менеджмента Pomodoro. Ее создатель предлагает концентрировать свое внимание не на грандиозной задаче, которая может казаться пугающей и необъятной, а на процессе работы. Стоит выбрать для себя оптимальные интервалы времени для работы и отдыха, например 30 и 10 минут. Это поможет показывать высокую продуктивность, вовремя делать перерыв и перестать бояться больших задач.
4. Нужно научиться говорить «НЕТ» поглотителям времени. Окружающие могут отвлекать пустыми разговорами или мелкими просьбами. Необходимость переключения внимания приводит к раздражительности и потере концентрации. Необходимо научиться говорить «НЕТ» коллегам, которым скучно или лень что-то делать, если это не повлияет на дальнейшую карьеру.
5. Отслеживание результатов. Если какая-то деятельность требует меньше или больше времени, чем было запланировано, это нужно учесть при последующей составлении списка дел.

Планируя свою работу заранее, избегая постоянного переключения внимания на незначительные задачи, применяя методику Pomodoro и каждый вечер корректируя планировку на следующий день человек сможет почувствовать себя менее перегруженным, но показывая при этом лучший результат.